Nyhed: Udbudsret.ai udvider med nye funktioner

Tips og gode råd

Praksis på udbudsområdet skabes i høj grad gennem de afgørelser der bliver truffet. Vores AI motor udleder løbende konkrete læringselementer fra disse - og indarbejder dem i vores datasæt på området. Hvis du er logget på, kan du søge i vores samlede datagruppe på området og finde de gode råd, der er relevant for dig.

Bemærk: Indholdet nedenfor er genereret ved brug af kunstig intelligens (AI) og kan indeholde både fejl og mangler. Oplysningerne bør altid efterprøves og udgør ikke professionel rådgivning.

Opsummering
Funktionskrav giver plads til forskellige licens- og løsningsmodeller Ved anskaffelse af standardsystemer og komplekse it-løsninger bør både ordregivere og tilbudsgivere være opmærksomme på, at funktionsbaserede krav kan opfyldes gennem forskellige tekniske, integrationsmæssige og licensmæssige løsningsmodeller. Ordregivere kan lovligt formulere behov som funktionelle mål frem for detaljerede tekniske specifikationer, når formålet er at understøtte konkurrence, innovation og mulighed for procesoptimering. Tilbudsgivere bør derfor undgå at tage udgangspunkt i, at egen løsningsarkitektur, brugerstruktur eller licensmodel er den eneste mulige måde at opfylde kravene på. Kendelsen viser samtidig, at forskellige ERP-systemer lovligt kan baseres på forskellige grader af automatisering, rollebaserede licenser og kombinationer af standardfunktionalitet samt integrerede add-ons, så længe den samlede løsning opfylder kravspecifikationen.
Det er vigtigt, at ordregiver dokumenterer grundlaget for vurderingen af unormalt lave tilbud Ordregivere bør foretage og dokumentere en konkret og saglig vurdering af, om et tilbud fremstår unormalt lavt efter udbudslovens § 169. Vurderingen bør tage udgangspunkt i relevante markedsforhold, kontraktens karakter og kompleksitet, forskelle i de tilbudte tekniske løsninger, licensstrukturer, tredjepartsprodukter, automatiseringsgrad, datakapacitetsbehov samt implementerings- og supportomfang. Det kan samtidig styrke vurderingen, hvis ordregiver kan støtte sig på tidligere markedsdialoger, erfaringer fra tidligere udbud eller bistand fra tekniske rådgivere med branchekendskab. Betydelige prisforskelle mellem tilbud udløser ikke i sig selv en pligt til at iværksætte proceduren om unormalt lave tilbud, og en effektiv anfægtelse kræver derfor konkrete holdepunkter for, at den tilbudte pris ikke realistisk kan understøtte kontraktens opfyldelse.
Brug altid dokumenterbare og objektive holdepunkter ved påstande om ukonditionsmæssighed Tilbudsgivere bør være opmærksomme på, at det kræver et klart, konkret og dokumenterbart grundlag at få medhold i, at en konkurrents tilbud er ukonditionsmæssigt. Det er ikke tilstrækkeligt at henvise til egne markedsforudsætninger, sandsynlige meromkostninger, alternative tekniske fortolkninger eller antagelser om utilstrækkelig licensering. Der bør foreligge objektive forhold i selve tilbuddet, som klart dokumenterer, at tilbuddet indeholder et reelt forbehold, kræver særskilt tilkøb uden for tilbudssummen eller ikke opfylder et krav i udbudsmaterialet. Kendelsen viser samtidig, at ordregiver som udgangspunkt kan lægge tilbudsgiverens oplysninger til grund, medmindre oplysningerne er åbenbart urigtige, indbyrdes modstridende eller giver konkret anledning til tvivl om kravopfyldelsen. Ordregivere bør derfor sikre, at vurderingen af tilbuddenes kravopfyldelse dokumenteres sagligt og konsistent, herunder ved teknisk evaluering, markedskendskab og kontrol af konkrete tvivlspunkter.
Vær opmærksom på, at spørgsmål og svar indgår som en integreret del af fortolkningen af udbudsmaterialet Ordregivere bør anvende spørgsmål/svar-processen aktivt til at præcisere tekniske, funktionelle og kommercielle uklarheder i udbudsmaterialet. Særligt ved spørgsmål om brugerroller, licensbehov, integrationsforudsætninger og tekniske løsningsmodeller bør svarene være konkrete og operationelle, så alle tilbudsgivere konkurrerer på et ensartet og gennemsigtigt grundlag. Hvis ordregiver ønsker fleksibilitet i forhold til eksempelvis licensstruktur eller automatiseringsgrad, bør dette fremgå udtrykkeligt i både kravspecifikation og spørgsmål/svar-materiale. Tilbudsgivere bør samtidig sikre, at væsentlige fortolkningstvivl afklares under udbudsprocessen og ikke først efter tildelingsbeslutningen. Når ordregiver under processen har afgivet præciserende svar, vil disse som udgangspunkt indgå i den samlede objektive fortolkning af udbudsmaterialet.
Det er vigtigt, at kravklassifikationer anvendes konsekvent og entydigt Ordregivere bør sikre, at der i udbudsmaterialet foretages en klar, konsekvent og operationel sondring mellem egentlige mindstekrav og krav, der alene indgår i den kvalitative evaluering. Hvis et krav ikke udgør et absolut minimumskrav til tilbuddenes konditionsmæssighed, bør dette fremgå udtrykkeligt af både kravets klassifikation, evalueringsmetoden og den tilhørende kravbeskrivelse. I teknisk komplekse anskaffelser – herunder software- og ERP-anskaffelser – bør ordregiver særligt undgå formuleringer, som kan skabe indtryk af faste minimumskrav til eksempelvis antal brugere, licenser eller tekniske komponenter, hvis formålet reelt er at beskrive et funktionelt behov eller et evalueringsparameter. Hvis ordregiver ønsker at give tilbudsgiverne mulighed for at optimere løsningen gennem eksempelvis automatisering, rollebaserede licensmodeller eller alternative systemarkitekturer, bør dette beskrives direkte i kravspecifikationen og evalueringsgrundlaget. Det kan samtidig være hensigtsmæssigt udtrykkeligt at præcisere, om brugerangivelser er udtryk for forventede roller, estimerede volumener eller konkrete minimumskrav til navngivne brugere eller licenser. En tydelig kravstruktur reducerer risikoen for tvister om konditionsmæssighed og understøtter principperne om gennemsigtighed og ligebehandling efter udbudslovens § 2.

Opsummering

Funktionskrav giver plads til forskellige licens- og løsningsmodeller
Ved anskaffelse af standardsystemer og komplekse it-løsninger bør både ordregivere og tilbudsgivere være opmærksomme på, at funktionsbaserede krav kan opfyldes gennem forskellige tekniske, integrationsmæssige og licensmæssige løsningsmodeller. Ordregivere kan lovligt formulere behov som funktionelle mål frem for detaljerede tekniske specifikationer, når formålet er at understøtte konkurrence, innovation og mulighed for procesoptimering. Tilbudsgivere bør derfor undgå at tage udgangspunkt i, at egen løsningsarkitektur, brugerstruktur eller licensmodel er den eneste mulige måde at opfylde kravene på. Kendelsen viser samtidig, at forskellige ERP-systemer lovligt kan baseres på forskellige grader af automatisering, rollebaserede licenser og kombinationer af standardfunktionalitet samt integrerede add-ons, så længe den samlede løsning opfylder kravspecifikationen.

Det er vigtigt, at ordregiver dokumenterer grundlaget for vurderingen af unormalt lave tilbud
Ordregivere bør foretage og dokumentere en konkret og saglig vurdering af, om et tilbud fremstår unormalt lavt efter udbudslovens § 169. Vurderingen bør tage udgangspunkt i relevante markedsforhold, kontraktens karakter og kompleksitet, forskelle i de tilbudte tekniske løsninger, licensstrukturer, tredjepartsprodukter, automatiseringsgrad, datakapacitetsbehov samt implementerings- og supportomfang. Det kan samtidig styrke vurderingen, hvis ordregiver kan støtte sig på tidligere markedsdialoger, erfaringer fra tidligere udbud eller bistand fra tekniske rådgivere med branchekendskab. Betydelige prisforskelle mellem tilbud udløser ikke i sig selv en pligt til at iværksætte proceduren om unormalt lave tilbud, og en effektiv anfægtelse kræver derfor konkrete holdepunkter for, at den tilbudte pris ikke realistisk kan understøtte kontraktens opfyldelse.

Brug altid dokumenterbare og objektive holdepunkter ved påstande om ukonditionsmæssighed
Tilbudsgivere bør være opmærksomme på, at det kræver et klart, konkret og dokumenterbart grundlag at få medhold i, at en konkurrents tilbud er ukonditionsmæssigt. Det er ikke tilstrækkeligt at henvise til egne markedsforudsætninger, sandsynlige meromkostninger, alternative tekniske fortolkninger eller antagelser om utilstrækkelig licensering. Der bør foreligge objektive forhold i selve tilbuddet, som klart dokumenterer, at tilbuddet indeholder et reelt forbehold, kræver særskilt tilkøb uden for tilbudssummen eller ikke opfylder et krav i udbudsmaterialet. Kendelsen viser samtidig, at ordregiver som udgangspunkt kan lægge tilbudsgiverens oplysninger til grund, medmindre oplysningerne er åbenbart urigtige, indbyrdes modstridende eller giver konkret anledning til tvivl om kravopfyldelsen. Ordregivere bør derfor sikre, at vurderingen af tilbuddenes kravopfyldelse dokumenteres sagligt og konsistent, herunder ved teknisk evaluering, markedskendskab og kontrol af konkrete tvivlspunkter.

Vær opmærksom på, at spørgsmål og svar indgår som en integreret del af fortolkningen af udbudsmaterialet
Ordregivere bør anvende spørgsmål/svar-processen aktivt til at præcisere tekniske, funktionelle og kommercielle uklarheder i udbudsmaterialet. Særligt ved spørgsmål om brugerroller, licensbehov, integrationsforudsætninger og tekniske løsningsmodeller bør svarene være konkrete og operationelle, så alle tilbudsgivere konkurrerer på et ensartet og gennemsigtigt grundlag. Hvis ordregiver ønsker fleksibilitet i forhold til eksempelvis licensstruktur eller automatiseringsgrad, bør dette fremgå udtrykkeligt i både kravspecifikation og spørgsmål/svar-materiale. Tilbudsgivere bør samtidig sikre, at væsentlige fortolkningstvivl afklares under udbudsprocessen og ikke først efter tildelingsbeslutningen. Når ordregiver under processen har afgivet præciserende svar, vil disse som udgangspunkt indgå i den samlede objektive fortolkning af udbudsmaterialet.

Det er vigtigt, at kravklassifikationer anvendes konsekvent og entydigt
Ordregivere bør sikre, at der i udbudsmaterialet foretages en klar, konsekvent og operationel sondring mellem egentlige mindstekrav og krav, der alene indgår i den kvalitative evaluering. Hvis et krav ikke udgør et absolut minimumskrav til tilbuddenes konditionsmæssighed, bør dette fremgå udtrykkeligt af både kravets klassifikation, evalueringsmetoden og den tilhørende kravbeskrivelse. I teknisk komplekse anskaffelser – herunder software- og ERP-anskaffelser – bør ordregiver særligt undgå formuleringer, som kan skabe indtryk af faste minimumskrav til eksempelvis antal brugere, licenser eller tekniske komponenter, hvis formålet reelt er at beskrive et funktionelt behov eller et evalueringsparameter. Hvis ordregiver ønsker at give tilbudsgiverne mulighed for at optimere løsningen gennem eksempelvis automatisering, rollebaserede licensmodeller eller alternative systemarkitekturer, bør dette beskrives direkte i kravspecifikationen og evalueringsgrundlaget. Det kan samtidig være hensigtsmæssigt udtrykkeligt at præcisere, om brugerangivelser er udtryk for forventede roller, estimerede volumener eller konkrete minimumskrav til navngivne brugere eller licenser. En tydelig kravstruktur reducerer risikoen for tvister om konditionsmæssighed og understøtter principperne om gennemsigtighed og ligebehandling efter udbudslovens § 2.

Datakilder

Vores datamodel er bygget op omkring en række datagrupper – hver især med en særlig betydning på udbudsomårdet. Data til disse datakilder kommer blandt andet fra:

relevant lovgivning
afgørelser
vejledninger
EU-materialer

Har du forslag: Klik her

Datagrupper

Nyhedsarkiv

Tips og gode råd

Afgørelser

Supplerende materialer

Forklaring til datagrupperne

Nyhedsarkiv
Datasættet er her bygget på et historisk perspektiv på nyhedsværdien i nye kendelser, genereret af AI. Datasættet indgår i den løbende vurdering af, hvad der er gældende praksis på udbudsområdet – en praksis, der kan justeres gennem nye kendelser, regler og lovgivning.

Tips og gode råd
Datasættet er etableret i bagklogskabens klare lys og tager udgangspunkt i, hvad der burde være gjort for, at en given klagesag kunne have været undgået. Af skade bliver man ikke klog, men man skulle gerne lære.

Afgørelser
Datagruppen tager udgangspunkt i de konkrete afgørelser, der historisk er truffet.

Supplerende materialer
Denne datagruppe tager udgangspunkt i materialer ud over afgørelser.